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毎日を充実させたければPDCAを回せ!文系大学生が教える「PDCAノート」活用術

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今まで「PDCA」と言われてもそれぞれの頭文字の意味すら知らなかった、まにです。

 

最近読書をするようになりまして、先日初めて自己啓発本を買いました。

買ったのはこちら。

 

 

 

www.amazon.co.jp

 

「自分を劇的に成長させる!」という言葉にビビッと来ました。

僕って単純だな(笑)

 

読んでみると、

「これはキタ」と。

「僕は今までこれを読まずに一体何をしてたんだ」と。

 

それくらい内容的には濃かった!

 

今回の記事では、僕がこの本を読んですぐに日課として取り入れたPDCAの回し方

 

「PDCAノート」をご紹介します。

 

 

1. PDCAとは

 

P … Plan「計画」

D … Do「実行」

C … Check「評価」

A … Action「改善」

 

と表される、本来は品質管理や業務改善のためのビジネスフレームワークです。

 

引用:自分を劇的に成長させる!PDCAノート 岡村拓郎

 

PDCAとは、

「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」

4要素で構成されたサイクル法です。

 

それぞれの頭文字を取って「PDCA」と呼びます。

 

実はPDCAは最強だった!?

 

今まで「PDCA」は聞いたことあるけどその内容は全く知らないという人が多いのではないでしょうか。

僕もその一人でした。この本を読むまでは!

 

「「PDCA」という言葉は知ってる、でも中身は知らない」

「重要性はわかってるけど回し方がわからない」

 

実はこれ、非常にもったいないんです。

 

日常生活でPDCAが回るようになれば、

「仕事がスムーズに進むようになった」

「今まで時間がかかってた作業がかなり短縮できた」

「今まで全然捗らなかった勉強が質の高いものにできた」

といった、今の現状をどんどん改善していけるようになります。

 

今の現状に悩むことに時間を使うより、さっさとPDCAを回すことに時間を使って改善していきましょう!

 

PDCAノート

 

先程も言いましたが、「PDCAは知ってるけどどう回せばいいのかわからない」というのは非常にもったいないです。

 

「どう回せばいいのかわからない」というのは、具体的な回し方を知らない

回そうとしたら一から考えなくてはならない。

そんな状態です。

 

逆に言えば、回し方を知ってしまえばどんどんPDCAが回っていくわけです!

 

ですので、日常生活でPDCAを回していく方法「PDCAノート」を紹介します!

 

PDCAノートとは

 

PDCAを回すには、PDCAを負担なく簡単に回せる「型(フレーム)」が必要です。

 

例えば、「今日のコーディネートはどうしよう?」と考えた時に、「服からアクセサリーまで、一つ一つ組み合わせてみる」ようなことをするのは「型(フレーム)」がありません。

その時その時で一からコーディネートを考えるのは、時間もかかりますし体力も結構使って疲れちゃいますよね。

疲れるので続かなくなります。

 

この場合で「型(フレーム)」があるのは「あらかじめ服の組み合わせを決めておく」ことです。既に決めているコーディネートから選ぶので、選んでしまったらもう着るだけですよね。時間も体力も使っていません。

 

この「型(フレーム)」を使ったPDCAの回し方こそ、「PDCAノート」なのです!

 

PDCAノートの作り方

 

 

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参照元:自分を劇的に成長させる!PDCAノート 岡村拓郎 95ぺージ

 

僕が普段使っているPDCAノートの作り方を解説していきます。

 

[用意するもの]

  • A4サイズの紙(僕はA4のコピー用紙を使ってます)
  • ペン
  • 朝の仕事や学校に行く前の5分間

 

たったこれだけです!

時間をかけず、体力も使わないことを前提としているので、使う物も必要最低限に抑えています。

 

1. 横向きに置いた紙に、枠線を書き込む

 

僕がいつも使っているPDCAノートがこちら。

 

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こんな感じに、マッキーでテンプレートを1枚だけ書いて、プリンターで量産してます。

 

2. 日付・今日の目標を書く

 

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「Date」に今日の日付、「Goal」に今日の目標を書きましょう。

 

目標は「達成したい事」「自分の成長につながること」など、今日が最高の日になるようなことを書きましょう。

 

僕がこの目標を書く時に心掛けてることは、

スティーブ・ジョブズの言葉

 

「もし今日が人生最後の日だとしたら、

今やろうとしていることは 本当に自分のやりたいことだろうか?」

 

を意識して書いてます。

 

3. 「Pフレーム」に今日やることを書く

 

 例として僕の書いたPDCAノートを乗せますが、質としてはあまり良くないです(笑)

随時質の良いものに画像を差し替えていこうと思います。

 

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「Pフレーム」には、今日やっておきたい事、やるべき事を書きましょう。

仕事や学校のスケジュールをそのまま書くのも良いですね。

 

ここで注意すべきなのは、「詰め込み過ぎない」ことです。

もし、書き込んでいたスケジュールが予定通りに行かず遅れてしまったら、どこかで「遅れを修正できる時間」が必要です。

 

最低でも2時間はスケジュールに余裕を持たせておきましょう。

 

あと、「普段寝ている時間」に予定を入れてはいけません。

無理なく達成するためには、「十分な睡眠時間」も重要です。

 

4. 「Dフレーム」にスケジュールを実行した結果を書く

 

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「Pフレーム」に書いたスケジュールを「実行した結果」を書きましょう。

 

最初の内は「OK!」とか「時間がなくて出来なかった」とかでも良いです。

最終的には「~したが、~が原因で時間が取れなかった」という感じに、

その結果につながった原因や出来事を書くとなお良いです!

 

 ここで重要なのは「感想を書いてはいけない」ということです。

 

例えば「~したが、このままではまずい」「進捗状況が良くない」など、

「主観的な感想」を書いてしまうと、「何がまずいのか」「何が良くないのか」はっきりしないままPDCAを回すことになってしまいます。

 

ですので、ここで書くのはあくまでも「事実」です。

「~したが、~という状況だ」「進捗が予定より遅れている」と言い換えると良いですね。

 

5. 「Cフレーム」に「実行した結果の評価」を書く

 

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「Dフレーム」に書いた結果の評価を書きましょう。

 

実行してみて発見した「問題点」「気づき」を書きます。

ここは主観的な感想になっても大丈夫です!

 

例としては、

「スケジュール通り実行できた。でもかなりハードだったのでもう少し余裕を持って計画しよう」

「この問題は〇〇が原因?△△が原因?もしかしたらもっと根本的な原因があるかもしれないな。」

 

という感じで書いていくと良いかと思います。

 

6. 「Aフレーム」に評価に基づいた「改善策」を書く。

 

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さて、いよいよPDCA最後の砦。

 

「Cフレーム」に書いた氷菓を元に、「改善策」を考えていきましょう!

 

「Cフレーム」では、今回実行してみて得た「問題点」や「気づき」を書きましたね。

それらを使って、ここでは「次回の行動をより良くするための対策」を書きます。

 

もし今回実行してみて「問題点」があったのなら、その問題点を無くす対策。

「気づき」があったのなら、その気づきを次の行動にどう生かすか。

 

行動を効率よく、より質の高いものにしていくために

「何を変えるのか?」「何を取り入れるのか?」

を考えましょう。

 

もし、対策が浮かばない時は無理に書く必要はありません。

あくまでも5分程度の短い時間で書くことを前提としているので、わざわざ「何書こう…」と悩んでいると、その分余計にエネルギーを消費してしまいます。

 

自分で考え付かない時は、誰かに聞いてみることをオススメします!

 

この「Aフレーム」を書き終わった時点で、その日のPDCAノートは完成です!

書いたPDCAノートは出来る限り保存し、次の日のPDCAノートを書く時の参考にします。

 

まとめ

 

最後に手順を簡単にまとめておきます。

 

朝の2~3分でやること

  1. A4サイズの紙とペンを用意する
  2. 画像の様に枠線を書き込む
  3. 「Pフレーム」に「今日やること」と「スケジュール」を書く

夜寝る前の5分でやること

  1. 「Dフレーム」に今日やったことの結果を書く
  2. 「Cフレーム」に結果から得た「問題点」や「気づき」を書く
  3. 「Aフレーム」に次回にやってみる改善策を書く

 

いかがでしたか?

 

普段毎日の行動からいちいち発見を得たり、問題点に気づいたりしたことを元に改善策を考えるということはなかなかしないかと思います。

 

最初は書くのを忘れたり、テキトーな内容を書いてしまったりしますが、

 

このPDCAノートは、続けた分だけ成長できます。

 

さらに、紙にアウトプットすることでPDCAを回したという証ができ、

「自分はこれだけPDCAを回したんだ!」という自信にもつながります。

 

皆さんも是非、PDCAを回して自分のレベルを上げてみませんか?